비즈니스를 운영하다 보면 이런 대화를 한 번쯤은 하게 됩니다. “이 사람은 그냥 1099로 쓰면 되지 않아요?” 혹은 “풀타임도 아니고, 잠깐 도와주는 건데 굳이 직원으로 해야 하나요?” 서로 조언을 주고받는 자리에서는 이런 말들이 꽤 자연스럽게 오갑니다. 마치 경험에서 우러나온 현실적인 선택처럼 들리기도 합니다.
실제로 소규모 비즈니스를 하시는 분들끼리 모이면, 직원을 ‘W-2 직원’으로 둘 것인지, 아니면 ‘1099’으로 분류할 것인지에 대한 이야기가 심심찮게 나옵니다. 판단 기준도 대개 단순합니다. 자주 나오느냐, 오래 함께하느냐, 비용 차이는 얼마나 되느냐 같은 현실적인 요소들입니다.
하지만 이러한 기준은 IRS와 세법의 기준과는 다릅니다. IRS는 근무 방식, 지휘·감독 관계, 보수 지급 구조 등 여러 요소를 종합해 직원 여부를 판단하며, 이 기준은 사업자가 체감하는 현실적 판단과 다를 수 있습니다. 특히 직원과 독립계약자를 구분하는 문제는 많은 사업자들이 가볍게 생각하지만, 고용과 관련된 세금 문제만큼은 그 작은 판단이 몇 년 뒤 큰 부담으로 돌아올 수 있습니다.
IRS 기준상 ‘직원’으로 분류해야 함에도 급여세 신고서인 Form 941가 제출되지 않으면, IRS는 감사를 시작하고 비즈니스 운영자를 대신해 임의로 세금 신고서를 작성하게 됩니다. 이를 ‘Substitute for Return’, 즉 대체 신고서라고 부릅니다. 이때 실제 급여 자료를 정확히 알지 못하는 상황에서 IRS가 세금 신고서를 작성하게 되므로 비즈니스 운영자에게 가장 불리하고 정부에 가장 유리한 가정을 바탕으로 세금을 계산하게 됩니다. 즉 실제 지급한 급여보다 훨씬 큰 금액의 세금이 산정되는 경우가 많고, 여기에 각종 벌금과 이자까지 더해집니다. 이렇게 계산된 금액은 단순한 ‘예상치’가 아니라, 법적으로 유효한 세금이 되어 징수 절차로 이어진다는 점이 문제입니다.
많은 사업자들이 이 시점에서 억울함을 느낍니다. 실제로는 그만큼의 급여를 지급하지 않았고, 근로자들이 이미 개인 세금 신고를 통해 세금을 낸 경우도 있기 때문입니다. 그러나 이러한 사정은 자동으로 반영되지 않습니다. IRS는 이미 세금을 부과한 상태이기 때문에, 납세자가 아무 조치를 취하지 않으면 해당 금액은 그대로 남아 있고 벌금과 이자는 계속 쌓이게 됩니다.
다행히도 IRS가 추정으로 계산한 세금이 항상 최종 결론이 되는 것은 아닙니다. 실제 급여 자료를 근거로 다시 계산해 달라고 요청할 수 있는 절차가 있고, 직원 오분류 사건에 대해 법에서 정한 감면 규정도 마련되어 있습니다. 이미 근로자들이 개인적으로 납부한 세금이 있다면, 중복 과세를 피할 수 있는 여지도 존재합니다. 다만 이러한 조정은 저절로 이루어지지 않으며, 정해진 절차와 논리를 갖추어 요청해야만 가능합니다.
현장에서 자주 보게 되는 실수 중 하나는, 수정 신고서(941-X)만 제출하고 기다리는 경우입니다. 그러나 이미 세금이 부과된 상태에서는 맥락 없이 제출된 서류가 아무런 반응 없이 묵혀지는 일도 적지 않습니다. 이런 문제는 단순한 회계 정리가 아니라, 세무 절차와 법적 구조를 이해한 접근이 필요한 영역이기 때문입니다.
대부분의 IRS 문제는 시간이 지난다고 자연히 해결되지 않습니다. 특히 고용세금과 관련된 문제는 초기에 인식하고, 문제가 커지기 전에 대응하는 것이 무엇보다 중요합니다. 이미 IRS로부터 고용 관련 세금 통지를 받았다면, 그 숫자가 절대적인 진실이라고 단정하기보다 어떤 가정과 계산 방식으로 만들어진 숫자인지부터 살펴볼 필요가 있습니다.
소규모 비즈니스일수록 이러한 문제에 더 취약합니다. 처음에는 사소해 보였던 직원 분류와 신고 문제가, 몇 년 뒤 사업을 압박하는 세금 부담으로 돌아오는 경우를 현장에서 적지 않게 보아왔습니다. 세금 문제는 분명 부담스럽고 두려운 영역이지만, 사실과 절차에 기반해 대응한다면 줄일 수 있는 부분도 분명히 존재합니다.
Sammy Kim 변호사는 워싱턴 D.C. 와 버지니아주에서 활동하는 세금 전문 변호사입니다. 개인, 자영업자, 그리고 중소기업들이 IRS 나 주정부와의 세금 문제에서 벗어날 수 있도록 돕는 일을 하고 있습니다. 2016 년부터는 실제 사례를 바탕으로 한 주간 세금 이야기를 꾸준히 연재하며, 복잡하고 어려운 세금 문제를 쉽게 풀어주는 데 힘쓰고 있습니다.
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