회사의 급여세(payroll tax)를 담당하던 직원이 사업주 몰래 IRS에 납부해야 할 급여세를 빼돌리고 사업주는 이 사실을 한동안 몰랐을 경우 어떤 일들이 벌어질까. 실제 우리 로펌을 찾아온 고객에게 일어났던 일이다. 병원을 운영하던 닥터였던 이 사업주는 환자들 신경쓰느라 아끼고 신임하던 한 직원에게 모든 병원 운영 및 행정업무를 일임하던 상태였다. 그 직원은 사업주에게 불만이 있었고 이것을 급여세에 사용할 돈을 횡령하는 것으로 풀었다. 사업체의 은행통장을 사업주 몰래 하나 더 개설해서 그 쪽으로 정기적으로 외부업자에게 인보이스를 지급하는 비용처럼 보이도록 현금을 이체해갔다.
병원 운영에 대해 마음을 놓고 있던 사업주 닥터는 IRS에서 보내온 체납통지서를 받고 무슨 착오가 있었을 거라는 마음에 그 직원에게 세금문제 해결까지 맡겼다. 결국 정체가 드러난 그 직원에게 그간 횡령한 다른 직원들의 W-2 급여세(연방소득세, 사회보장세, Medicare 세금)의 행방을 묻자 횡령한 사실을 실토하긴 했으나 그간의 불평을 쏟아부으며 회사를 그만두고 나갔고, 결국 남은 세금빚에 대한 책임은 고스란히 사업주가 물어내야 했다.
게다가 국세청에서는 전체 체납 급여세의 60-70%에 해당하는 금액을 Trust Fund Penalty Recovery (TFRP) 벌금으로 책임자 즉 사업주의 소셜 넘버로 이 벌금을 부과하여 사업주가 ‘개인적’으로 이 벌금을 책임지고 납부할 의무를 지웠다. 사업주는 개인 자산을 보호하기 위해 이 벌금부터 먼저 납부했고, 회사의 남은 급여세는 분할납부로 셋업하여 갚아나가야 했다. Trust Fund의 책임자를 찾는 국세청 조사과정에서 IRS Revenue Officer와 질의응답하는 부담스러운 과정도 거쳤다.
만약 사업주나 직원이 직접 급여와 급여세를 관리한다면, 급여세를 처리하는 데 실수가 생기거나 보고가 지연되거나 횡령 문제가 발생할 수 있다. Paychex, ADP, Gusto와 같은 급여 서비스를 사용하면 급여 처리에 드는 시간이 매우 적지만 서비스 비용이 만만치 않다. 또한 급여세를 처리해야 할 때 회사 은행에 잔고가 부족한 경우가 반복되면 이 업체들이 서비스를 거부할 수도 있다. 부득이하게 급여 처리를 개인 세무 전문가나 회사내 회계 담당자에게 위임할 경우 사업주가 다음과 같이 정기적으로 확인하면 단 몇 분의 시간으로 급여세가 횡령되는 것을 막을 수 있다.
급여 보고서 (Form 941)가 보고되는 즉시 사업주가 보고서를 볼 수 있도록 셋업한다. 급여 보고서를 받은 후에는 내용이 제대로 보고되었는지 확인하고 한 달에 한 번 정도는 회사의 IRS 전자 연방세금 납부 시스템(EFTPS) 계정을 확인하여 급여세가 IRS에 제대로 납부되었는지 검증한다. 회사가 큰 경우 급여 횡령의 가능성을 줄일 수 있는 내부 통제 시스템을 구축하는 것도 방법이다.
급여 업무를 다른 사람이나 외부 업체에 위임하더라도, 급여세를 IRS에 납부할 책임은 회사의 소유주에게 있다. 바쁘다고 중요한 일을 하지 않을 수는 없다. 만약 누군가가 회사의 급여세를 횡령하고 있다면, 소유주는 그 금액을 두 번 납부하게 됨을 명심하자.
Sammy Kim
Attorney at Law
